Immobilienmakler haben ihr mobiles Office in Form von Tablet und Smartphone heute bei jedem Kundentermin dabei. FIO unterstützt den Makler dabei mit der digitalen Unterschrift, mit der Verträge papierlos unterschrieben, versendet und ohne zusätzlichen Scanvorgang archiviert werden können.
FIO führt Makler mit der digitalen Unterschrift ins elektronische Büro
In der altbewährten Zettelwirtschaft geht einige Zeit ins Land zwischen dem Druck eines eigentlich bereits digital vorhandenen Maklervertrags, dessen postalischem Versand und dem Posteingang des unterschriebenen Schriftstücks. Dabei steht im Anschluss noch der Scanvorgang zur digitalen Archivierung an, wenn sich das Vermittlerbüro bereits von der Akte in Papierform abgewendet hat. Für Anwender der FIO Maklersoftware ist es ab sofort möglich, Verträge von Kunden digital unterschreiben zu lassen. Im Anschluss werden diese automatisiert in der Lösung archiviert.
Papierlos Verwaltungsaufwand reduzieren
Die Zeitersparnis bei der Anwendung digitaler Unterschriften ist offensichtlich. Außerdem erspart das digitale Unterzeichnen ressourcenintensive Druck-, Versand- und Scanprozesse. Makler sind verpflichtet, Vertragswerke zu archivieren: Ein Vorgang, der mit rein digitalen Dokumenten samt Unterschrift deutlich verschlankt wird. Für Kunden bietet die digitale Unterschrift den Vorteil, dass Vertragsunterlagen direkt beim Makler hinterlegt und sicher verwahrt werden.
Elektronische Akte für Makler und Kunden
Die FIO Maklersoftware ermöglicht bei der Erstellung elektronischer Maklerformulare ab sofort die Integration eines Platzhalters für die elektronische Unterschrift. Es ist kein separates Eingabegerät nötig. Unterschrieben werden kann per Maus oder direkt am Touchscreen. Erfolgt der Klick auf „Speichern“, bleibt die Unterschrift rechtskonform im Dokument mit Zeitstempel versehen gespeichert. Anschließend kann das Formular wie vorgesehen verwendet, per Mail verschickt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Zudem wird das Formular in der Lösung dem entsprechenden Datensatz angeheftet und elektronisch archiviert.
Warum Makler die digitale Unterschrift nutzen sollten
„Makler sind heute meist mit iPad und iPhone unterwegs zum Kunden“, erläutert Guido Hannowsky, Key Account Manager bei der FIO SYSTEMS AG. „Mit der Möglichkeit der elektronischen Signatur können Immobilienvermittler in Zukunft auf die Mitnahme von unhandlichen Akten in Papierform zum anschließenden Scannen der unterschriebenen Formulare verzichten.“ Außerdem habe das digitale Büro einen wesentlichen Einfluss auf den Eindruck, den der Makler beim Kunden hinterlasse: So können Makler digital auf dem neuesten Stand einen professionellen Auftritt stärken.
Abschied von turmhohen Papierstapeln
Die elektronische Signatur führt das Maklergeschäft einen Schritt weiter auf dem Weg der Digitalisierung. Damit ermöglicht FIO rechtskonforme digitale Formulare. Zudem optimiert die digitale Unterschrift auch nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die fristgemäße Löschung von Kundendaten gemäß DSGVO. Mit der digitalen Unterschrift können Makler Abschied nehmen von Papierstapeln.
