Neue Funktion: Ordnerstruktur

Kennen Sie das? Sie haben Ihre Arbeit gewohnt gewissenhaft erledigt: Alle Dateien zum Objekt oder Kontakt sind beschafft und in FIO hinterlegt. Und jetzt brauchen Sie diese eine Datei. Was Sie finden ist eine endlose Dokumentenliste mit kryptischen Bezeichnungen. Da die richtige zu finden, dauert Ihnen entschieden zu lange. Wir kennen das auch. Deswegen geben wir Ihrer Dateiliste ab sofort Struktur: In den Dateien von Objekten und Kontakten im FIO Webmakler haben Sie jetzt die Möglichkeit, Dokumente übersichtlich in Ordnern abzulegen.  

Strukturiert zum richtigen Dokument

Die Liste von benötigten Dokumenten im Makleralltag ist lang: Da sind Grundbuchauszüge, Grundrisse und Lagebeschreibungen gefragt, Objektfotos, Videos und Flurkarten müssen hochgeladen, der Maklervertrag abgelegt oder ein Personalausweis zur Legitimation hinterlegt werden. Damit Makler:innen Dateien schneller wiederfinden, können sie Dokumente im FIO Webmakler jetzt übersichtlich in Ordnern ablegen. Für eine einheitliche Struktur sorgt die zentrale Vergabe der Ordner durch Fachadministrator:innen im Verwaltungsbereich unter „Dokumentenakte“: So finden auch Kolleg:innen im Vertretungsfall schnell das richtige Dokument. Für noch mehr Komfort sind im Kontakt bereits Ordner mit den Namen „Legitimationsdokumente“, „Einwilligungserklärungen“ und „Verträge“ voreingestellt. Im Objekt finden Nutzer:innen den Ordner „Objektunterlagen“.    

Schon gehört? Die elektronische Dokumentenakte kommt!

Die Ordnerstruktur kann über die experimentellen Funktionen aktiviert werden, wenn Anwender:innen die „elektronische Dokumentenakte“ mit einem Häkchen versehen. Sie können Dateien dann manuell in die vom Fachadministrator angelegten Ordner verschieben. Auch Massenverschiebungen sind möglich. Als Zusatzfunktion können Dateien direkt beim Hochladen aber auch einem Dokumententyp zugeordnet werden, der automatisch in einen bestimmten Ordner mündet. Dabei erlaubt die Ordnerstruktur bis zu zwei Unterebenen. Sie fragen sich nun, was es mit der neuen elektronischen Dokumentenakte sonst noch auf sich hat? Darüber halten wir Sie hier gerne auf dem Laufenden: Bleiben Sie dran!