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Neues aus der Groupware: Automatische E-Mail-Verbuchung

Der E-Mail-Flut in Ihrem Maklerpostfach setzen wir ab sofort unsere automatische E-Mail-Verbuchung entgehen. Damit werden zur Reduktion manueller Arbeitsschritte eingehende E-Mails vom System direkt den Kontakten zugeordnet, in welchen die E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Montagmorgen im Maklerbüro: Die Arbeit wartet im E-Mail-Postfach

Der typische Montagmorgen im Maklerbüro beginnt vorm randvoll gefüllten E-Mail-Eingang. Damit er dort nicht auch überquellend endet, steht eine automatische E-Mail-Verbuchung für viele Vermittler:innen hoch im Kurs. Im FIO Webmakler können Makler:innen über unsere Groupware und das Dokumentencenter auch E-Mails versenden und empfangen. Ab sofort müssen eingehende E-Mails nicht mehr manuell dem jeweiligen Kontakt hinzugefügt werden: Denn unsere Lösung für besseres Makeln verknüpft die Mails jetzt direkt mit dem Kontakt, in dem die E-Mail-Adresse hinterlegt ist.  

Check: Automatische E-Mail-Verbuchung

Im FIO Webmakler können E-Mails nach Aktivierung des Groupware-Moduls im integrierten Postfach abgerufen, bearbeitet, und beantwortet werden. Voraussetzung ist, dass der Zugriff auf die E-Mails durch die Administrator:innen gewährt wurde. Die neue Funktion können Sie nutzen, wenn die Checkbox für die automatische Verbuchung von E-Mail-Eingängen aktiviert wurde. Makler:innen haben im Posteingang über den Button „Tätigkeit erstellen“ auch die Möglichkeit, E-Mails manuell einem Kontakt zuzuweisen. Die neue automatische Verbuchung übernimmt dies ab sofort. Im Dashboard können Makler:innen die automatisch verbuchten und offenen Posteingänge der letzten sieben Tage auf einen Blick einsehen. Sie bleiben dort solange als ungelesen markiert, bis sie geöffnet wurden.

Automatisierte Prozesse öffnen Räume fürs Wesentliche im Maklergeschäft

Die automatische E-Mail-Verbuchung reduziert manuelle Arbeitsschritte und verschafft Makler:innen mehr Zeit für das Wesentliche – und das nicht nur am Montagmorgen. Die Historie der Kundenkommunikation wird nachvollziehbar und transparent. Geht etwa ein Anruf ein, kann der bisherige E-Mail-Verlauf zügig nachvollzogen werden. Und auch Kolleg:innen sind bei Abwesenheit der zuständigen Berater:in schnell auskunftsfähig.  

Nächste Meilensteine aus der Softwareschmiede

Die Groupware-Funktionalitäten zur Unterstützung der Prozesse in Maklerbüros entwickeln wir ständig weiter. Neben dem E-Mail-Postfach können Anwender:innen des FIO Webmakler außerdem eine Kalender- und Terminmanagementfunktion nutzen. Dort stehen bereits die nächsten Meilensteine unserer Softwareschmiede in den Startlöchern: So wird es künftig die Möglichkeit geben, Serientermine zu erstellen, damit Makler:innen kein Kundengeburtstag mehr entgeht. Ebenfalls in Planung:

  • Ein Gruppenkalender,
  • eine Upload-Möglichkeit von Dateien in angelegten Terminen,
  • die Option, Termine als privat zu markieren und
  • das Versenden von Termineinladungen mit der Möglichkeit der Zu- und Absage oder der Teilnahme unter Vorbehalt.

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