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Top Fragen, top Antworten: Reibungsloser Webexposé-Versand

Ob Makler:in oder Interessent:in: Vom automatischen Webexposé profitieren alle. Denn rund um die Uhr und ortsunabhängig bekommen Kund:innen in einem automatisierten Prozess alle wichtigen Informationen zur Wunschimmobilie. Für reibungslose Abläufe klärt unser Support-Team auf über die häufigsten Fragen rund um unser Webexposé.

FIO Support deckt auf: Die häufigsten Fragen zum Webexposé

Das automatische Webexposé bietet die Möglichkeit, alle Informationen rund um gefragte Objekte jederzeit und überall abzurufen. Damit Makler:innen am anderen Ende der Leitung keine Überstunden schieben, haben wir den Prozess im FIO Webmakler automatisiert abgebildet. Ihre Kund:innen sollen dabei ohne Umwege auch wirklich die Infos bekommen, die sie angefordert haben. Deswegen beantwortet unser Support-Team hier die Top-Fragen rund ums Webexposé.

Wie ist die optimale Konfiguration für den Webexposéversand?

Den automatischen Webexposéversand aktivieren Nutzer:innen in der Verwaltung des FIO Webmakler über den entsprechenden Reiter. Die Funktion kann genutzt werden, sofern der automatische Import von Internetanfragen aktiviert ist. Sollten Sie den Import der Internetanfragen noch nicht nutzen, steht Ihnen unserer Supportteam gerne bei der Einrichtung zur Seite.

Welche Auswirkungen hat der Prozess für bestehende Objekte und ist es möglich, mehrere Immobilien gleichzeitig für den Versand freizugeben?

Bereits bestehende Objekte werden durch die Konfiguration nicht geändert: Alle Daten zum Objekt bleiben erhalten. Dabei können Fachadministrator:innen von der Funktion der Pauschaländerung profitieren. Damit lassen sich bis zu 200 Objekte gleichzeitig für den automatischen Webexposéversand freigeben. Die Pauschaländerung kann über das Menu Verwaltung / Unterpunkt „Pauschaländerungen“ gestartet werden.

Wie ist der Prozess aus der Sicht der Interessent:innen und wie schnell erhalten sie die angeforderten Unterlagen?

Sind die Interessent:innen auf der Suche nach ihrer Wunschimmobilie fündig geworden, haben sie rund um die Uhr und ortsunabhängig die Möglichkeit, ein Webexposé anzufordern. Nachdem ihre Anfrage eingegangen und verarbeitet ist, erhalten sie eine E-Mail mit der Bitte, die Kontaktdaten in einem Formular nochmals zu bestätigen. Der Zeitraum zwischen dem Versand der Anfrage durch das Portal und dem Versand der E-Mail mit dem Link zum Kontaktformular beträgt höchstens fünf Minuten. Haben die Interessent:innen ihre Kontaktdaten bestätigt, erhalten sie die E-Mail mit dem Link zum Webexposé. Der ganze Vorgang ist, bis auf das vorgeschaltete Kontaktformular, identisch mit dem manuellen Versand eines Webexposé durch die Makler:innen – nur eben automatisch und viel schneller.

Warum kann ich die Anfragen in der Kontaktbogenübersicht nicht sehen?

Solange Interessent:innen ihre Daten noch nicht bestätigt haben, sehen Nutzer:innen des FIO Webmakler den Kontakt noch nicht in der Kontaktbogenübersicht, denn die Interessent:innen werden noch nicht mit dem jeweiligen Objekt verknüpft. Erst nach der Bestätigung der Kontaktdaten, die den Versand des Webexposé auslöst, ist der Vorgang sichtbar. Dabei können Makler:innen über das Menü „Kontaktbogen“ und das dortige Untermenü „Übersicht“ diejenigen Internetanfragen einsehen, für die eine E-Mail zum Kontaktformular versendet wurde, deren Bestätigung aber noch aussteht. Dorthin gelangen Anwender:innen, wenn sie den Kundenwunsch „Internetanfrage“ auswählen und die Checkbox „Bestätigung durch Kunden ausstehend“ aktivieren.

Was passiert, wenn Interessent:innen nach dem Erhalt des Webexposé nicht reagieren?

In der Verwaltung haben Administrator:innen die Möglichkeit, im Reiter Webexposé zwei Zeiträume zu definieren, innerhalb derer eine Erinnerungsmail an die Interessent:innen versendet werden soll.

Aktivieren Sie hierzu die Checkbox „Automatischer Neuversand Kontaktformular-Mail“, wählen Sie die gewünschte Vorlage für die Erinnerung aus und legen Sie den Zeitraum in Tagen fest, nachdem das System die Erinnerungsmails versenden soll. Hierbei definiert sich der gewählte Zeitraum immer in Tagen ab dem Eingang der Anfrage. Sollten die Kund:innen weiterhin nicht reagieren, kann die Anfrage aus dem Prozess gezogen und manuell wie eine herkömmliche Anfrage bearbeitet werden.

Öffnen Sie dazu über die Kontaktbogenübersicht die Anfragen mit den ausstehenden Bestätigungen der Kontaktdaten. Dort klicken Sie beim entsprechenden Kontaktbogen auf den Link. Im geöffneten Kontaktbogen klicken Sie dann bitte auf die Schaltfläche „manuell übernehmen“.

Welche Individualisierungsmöglichkeiten gibt es?

Makler:innen können ein individuelles Anschreiben zum Versand des Kontaktformulars sowie der Erinnerungsmails hinterlegen. Die Verwendung von Corporate Design und Logo erhöht dabei den Wiedererkennungswert. Ebenso kann der Zeitraum, nachdem die Erinnerungsmail versendet werden soll, individuell festgelegt werden.

Weitere Fragen: Bitte hier entlang

Sie haben weitere Fragen zum Webexposé? Dann wenden Sie sich gerne per Mail direkt an unsere ausgewiesenen Expert:innen unter kundenservice@fio.de. Unser Support-Team erreichen Sie außerdem montags bis freitags von 9:00 bis 18:00 Uhr telefonisch unter der 0341 – 90043-77.

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