Digitale Unterschrift

Mit FIO ins papierlose Büro: Verträge mobil unterschreiben und archivieren

Makler:innen haben ihr mobiles Büro heute bei jedem Kundentermin dabei. Mit der digitalen Unterschrift von FIO können sie Verträge auch papierlos unterschreiben lassen und ohne zusätzlichen Scanvorgang langfristig archivieren.

Der FIO Webmakler ermöglicht bei der Erstellung elektronischer Maklerformulare die Integration eines Platzhalters für die elektronische Unterschrift. Es ist kein separates Eingabegerät nötig. Unterschrieben werden kann per Maus oder direkt am Touchscreen. Erfolgt der Klick auf „Speichern“, bleibt die Unterschrift revisionssicher im Dokument mit Zeitstempel versehen gespeichert. Anschließend kann das Formular wie vorgesehen verwendet, per Mail verschickt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Zudem wird das Formular im FIO Webmakler dem entsprechenden Datensatz angeheftet und elektronisch archiviert.

Die Zeitersparnis bei der Anwendung digitaler Unterschriften ist offensichtlich. Außerdem reduziert das digitale Unterzeichnen ressourcenintensive Druck-, Versand- und Scanprozesse. Makler:innen sind verpflichtet, Vertragswerke zu archivieren: Ein Vorgang der mit rein digitalen Dokumenten samt digitaler Unterschrift deutlich verschlankt wird. Für Kund:innen bietet die digitale Unterschrift den Vorteil, dass Vertragsunterlagen direkt bei Makler:innen digital hinterlegt und sicher verwahrt werden können.

Makler:innen sind heute meist mit iPad und iPhone unterwegs zu ihren Kund:innen. Mit der Möglichkeit der elektronischen Signatur können Immobilienvermittler:innen in Zukunft auf die Mitnahme von unhandlichen Akten in Papierform zum anschließenden Scannen der unterschriebenen Formulare verzichten. Außerdem stärken Makler:innen digital auf dem neuesten Stand ihren professionellen Auftritt.

Die elektronische Signatur führt das Maklergeschäft einen Schritt weiter auf dem Weg der Digitalisierung. Damit ermöglicht FIO rechtssichere digitale Formulare. Zudem optimiert die digitale Unterschrift auch nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise die fristgemäße Löschung von Kundendaten gemäß DSGVO.

Mit der digitalen Unterschrift können Makler Abschied nehmen von turmhohen Papierstapeln.

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