Digitale Signatur

Die digitale Unterschrift macht Schluss mit Papierbergen

Der Vertrag enthält alle Informationen, die für das Rechtsgeschäft relevant sind. Da viele Details und alle Eventualitäten beachtet werden müssen, können die Dokumente schnell einen größeren Umfang erreichen. Stapeln sich mehrere solcher Verträge, führt das zu Papierbergen, verbraucht Unmengen an Druckertinte bzw. -Toner und am Ende füllen Aktenordner die Regalmeter im Archiv. Damit macht die digitale Signatur Schluss. Dank ihr können beispielsweise Makler:innen-Verträge schnell und rechtskonform auf dem Tablet signiert und elektronisch archiviert werden. Auch der FIO Webmakler setzt auf digitale Unterschriften.

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Was ist eine digitale Signatur?

Mit einer digitalen Signatur (auch häufig digitale Unterschrift genannt) lassen sich Dokumente papierlos unterzeichnen. Sie ermöglicht das Unterschreiben von Verträgen, ohne dass diese dafür ausgedruckt werden müssen. Die Vertragspartner:innen unterzeichnen, indem sie beispielsweise ihre Namen mit dem Finger oder der Maus auf das Display eines Tablets schreiben. In der Europäischen Union (EU) wird dieses Verfahren in der eIDAS-Verordnung geregelt. Digitale Signaturen, die dieser Norm entsprechen, sind rechtssicher. Auf diese Weise lässt sich auch ein Makler:innen-Vertrag schnell und smart direkt vor Ort unterzeichnen. Wenn sich alle Parteien einig sind, entfällt beispielsweise die Vereinbarung eines Folgetermins für die Unterzeichnung. Somit gibt es weniger Leerlauf und Wartezeiten. Prozesse lassen sich also mit der digitalen Signatur stark beschleunigen.

 

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Signatur geht schnell und unkompliziert. Das zeigt sich zum Beispiel anhand der FIO Maklersoftware, mit der sich Makler:innen-Verträge unterzeichnen lassen. Im digitalen Vertragsformular können Immobilienmakler:innen einen Platzhalter für die elektronische Unterschrift freilassen. Kund:innen signieren dann entweder per Maus oder direkt mit dem Finger auf dem Display bzw. Touchscreen. Zusätzliche Hardware wird nicht benötigt.

Anschließend muss nur noch auf „Speichern“ gedrückt werden. Praktisch: Der FIO Webmakler versieht die gespeicherte Signatur automatisch mit einem Zeitstempel. Dadurch entspricht sie den geltenden Rechtsvorschriften. Das Dokument muss anschließend nicht ausgedruckt, sondern kann direkt digital archiviert werden.

 

Die digitale Signatur und die Rechtssicherheit

Die zentrale Frage bei digitalen Signaturen ist: Sind diese rechtsgültig? Eine Unterschrift auf einem elektronischen Vertrag nützt nichts, wenn sie am Ende keinen Bestand hat. In der EU gibt es dafür klare Regeln. So gilt seit 2016 in der EU die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 wird in Deutschland häufig auch als IVT bezeichnet. IVT steht dabei für „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen“. Hier sind einheitliche Rahmenbedingungen definiert, die in allen EU-Mitgliedstaaten und im Europäischen Wirtschaftsraum gelten. Die Verordnung unterscheidet beispielweise zwischen drei verschiedenen Arten von digitalen Signaturen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Je nach Art gelten unterschiedlich strenge Regeln. Der FIO Webmakler hält sich strikt an die Vorgaben der eIDAS-Verordnung.

 

Vorteile von digitalen Signaturen

Digitale Signaturen haben verschiedene Vorteile – nicht zuletzt für Immobilienmakler:innen und Immobilienagenturen. So ist das Ausdrucken eines Makler:innen-Vertrages nicht mehr zwingend erforderlich. Das reduziert Papierberge. Makler:innen und Agenturen sparen so Kosten – zum Beispiel für Druck und Ablage.

Digitale Unterschriften erleichtern darüber hinaus das Archivieren und Versenden. Da die Vertragsdokumente digital abgespeichert werden, benötigen sie auch nur digitalen Speicherplatz. Den so freigewordenen Platz für Aktenregale im Makler:innen-Büro können Sie nun anderweitig nutzen. Die elektronischen Dokumente lassen sich dank Volltextsuche und/oder Schlagwortsuche schnell wieder auffinden und einfach per E-Mail verschicken. Das spart Zeit und sorgt für Übersichtlichkeit und Effektivität. Die Pflicht zum Archivieren wird dennoch erfüllt. Die smarte Lösung im FIO Webmakler punktet zudem mit Rechtssicherheit. Dank des Zeitstempels ist die digitale Signatur revisionssicher.

Immobilienmakler:innen müssen auch keine schweren Akten mehr zum Kund:innengespräch mitbringen. Ein Tablet reicht aus. Damit sind sie digital auf der Höhe der Zeit und bieten auch den Vertragspartner:innen eine smarte und unkomplizierte Lösung für den Vertragsabschluss.

 

Digitale Signaturen auf Makler:innen-Verträgen

Auch FIO setzt bei seiner Software für Immobilienmakler:innen konsequent auf digitale Unterschriften und sagt damit der Zettelwirtschaft den Kampf an. Im Webmakler ist eine entsprechende Funktion integriert. Das erleichtert nicht nur den Vermittler:innen, sondern auch den Kund:innen das Leben. Das mühsame Einscannen von Seiten ist damit ebenfalls passé.

Wagen auch Sie den Schritt in die digitale Zukunft. Mit unseren Software-Lösungen können Sie Makler:innen-Verträge rechtsgültig unterzeichnen. Außerdem entspricht unser FIO Webmakler den europäischen Datenschutzrichtlinien (DSGVO). Er erleichtert das (nachgelagerte) fristgemäße Löschen von Kundendaten.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, und wir beantworten all ihre Fragen zum Thema.

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