DMS (Dokumenten-Management-System)

Software zur Verwaltung & Archivierung von digitalen Schriftstücken

In vielen Wirtschaftszweigen und Institutionen fällt eine Menge Papierkram an, teils handschriftlich, teils in elektronischer Form. All diese Dokumente müssen fachgerecht zusammengetragen, abgelegt und erhalten werden und sich bei Bedarf schnell wieder auffinden lassen, um Daten zu überprüfen. Hierfür sind Dokumenten-Management-Systeme (kurz DMS) unerlässlich, nicht zuletzt aufgrund vieler praktischer Zusatzfunktionen. FIO stellt Ihnen die Programme sowie ihre Vorteile genauer vor und erklärt, warum auch Immobilienmakler:innen nicht darauf verzichten können.

Gute Gründe für FIO
Erfahrung & Know-how

FIO entwickelt seit 20 Jahren Lösungen für die Immobilienbranche und Finanzwirtschaft. Wir bilden alle Prozesse entlang der Wertschöpfungsketten digital ab.

Einfachheit & Benutzerfreundlichkeit

Mit unserer webbasierten Cloudlösung können Sie direkt loslegen. Es gibt keinen Wartungs- und Installationsaufwand.

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten sind bei uns in besten Händen. So verfügt die Software über differenzierte Rollen. Die Server stehen in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland.

Was genau ist ein DMS?

Die Abkürzung DMS steht für „Dokumenten-Management-System“. Es handelt sich hierbei um digitale Tools zur Verwaltung von Dokumenten, die eine der wichtigsten Schnittstellen für die Transformation und Digitalisierung in Unternehmen darstellen. Denn ein DMS ermöglicht die Administration und damit auch die Ablage sämtlicher elektronisch erstellter oder eingescannter Schriftstücke auf Unternehmensservern oder aber in einer Cloud. So können keine Dokumente verloren gehen. Zudem lassen sich alle Unterlagen bei Bedarf leicht wiederfinden, ändern und versenden. Die analogen Aktenberge und das wenig nachhaltige Papierchaos haben ein Ende. Gerade Immobilienmakler:innen können von Dokumenten-Management-Systemen profitieren, weil hier alle Unterlagen zu einem Kunden oder einem Objekt an einer Stelle zusammenlaufen.

Hauptbestandteil eines DMS sind Datenbanken, in denen sämtliche elektronischen Verträge, Rechnungen, E-Mails usw. abgelegt werden. Dabei werden die Dokumente und Multimedia-Dateien in der Regel nicht nur in bestimmte (Unter)Ordner zur leichteren Verwaltung verschoben, sondern auch verschlagwortet, indiziert und kategorisiert. Dies erleichtert später die Suche von Schriftstücken zur erneuten Einsicht oder Nachbearbeitung, denn sowohl eine Schlagwortsuche als auch eine Volltextsuche sind möglich. Typisch für Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinne sind außerdem elektronische Akten, die Informationen automatisch zusammenführen.

Ein modernes DMS kann jedoch weitere, nicht primär der Dokumentenverwaltung dienende Zusatzfunktionen enthalten. Je nach Komplexität der Software sind Module zur Kommunikation der Mitarbeiter:innen untereinander im System vorhanden, vielleicht sogar Anwendungen zur Koordination der Arbeitsabläufe. Dokumenten-Management-Systeme sind häufig als Groupware konzipiert, die ein zeitgleiches Abrufen und Bearbeiten von Akten, Rechnungen und Ähnlichem erlaubt. Viele Systeme bieten zudem eine revisionssichere elektronische Archivierung an. Dies ist etwa für steuerrechtliche Daten wichtig, weswegen sowohl der Handel als auch die Finanzbranche sie nutzen.

 

Welche Vorteile bietet die Nutzung eines DMS?

Elektronische Datenverarbeitung (EDV) und digitales Dokumentenmanagement bieten Vorteile für fast alle Branchen – selbstverständlich auch für die Immobilienwirtschaft. Hierbei sind zunächst die höhere Effizienz und Kostenersparnis zu nennen. Digitale Akten lassen sich einfacher erstellen, bearbeiten, ablegen, wieder abrufen und weiterleiten als Dokumente in Papierform, außerdem wird kein physisches Büromaterial (Papier, Druckertinte, Briefmarken, etc.) benötigt. Dank guter Usability und Accessibility ist ein elektronisches DMS leicht bedienbar und sehr übersichtlich.

Weiterhin bieten Dokumenten-Management-Systeme eine hohe Transparenz dank Nachvollziehbarkeit. So erfolgt die Ablage sämtlicher Informationen auf dem Server. Alle Änderungen lassen sich aufgrund von Protokollierung und Versionierung rückverfolgen und alle berechtigten Mitarbeiter:innen erhalten darauf Zugriff. Eine zentralisierte Datenverwaltung verbessert zudem die Zusammenarbeit aller Angestellten und vereinfacht die Datenpflege. Durch Passwörter und andere Authentifizierungsverfahren bieten DMS eine hohe Datensicherheit. Ist das System als Cloud-Lösung konzipiert, stehen alle Informationen den Nutzer:innen sogar standort- und geräteunabhängig zur Verfügung.

 

Welche Branchen profitieren besonders von DMS?

Prinzipiell bieten Dokumenten-Management-Systeme für alle Anwendungsbereiche Vorteile, in denen Akten, Verträge und sonstige Schriftstücke verwaltet werden müssen. Schließlich ist das Problem der sicheren Ablage und Ordnung allgegenwärtig, in Behörden und Unternehmen genauso wie in privaten Haushalten. Allerdings liegt der Fokus je nach Einsatzort auf verschiedenen Aspekten. So sind einige Systeme speziell darauf ausgelegt, große Datenmengen (mehrere Millionen Dateien) zu ordnen und zu archivieren. Bei anderen steht hingegen die Vertraulichkeit stärker im Vordergrund.

Dokumenten-Management-Systemen glänzen besonders bei der Verwaltung von kaufmännischen Dokumenten, also Verträgen, Belegen, Rechnungen, steuerrelevanten Informationen und Ähnlichem. Doch auch im Maschinenbau oder Bauwesen dient die Software zur Ablage von technischen Plänen und Konstruktionszeichnungen. Im Handel oder dem Dienstleistungsgewerbe lassen sich mit DMS Kataloge nutzen. Und auch im Real Estate Bereich sind die Einsatzgebiete vielfältig, denn neben Makler:innenverträgen müssen hier auch Unterlagen zu den Immobilien (Grundrisse, Flurkarten, Energieausweise, Bilder) sowie Informationen zu einzelnen Kunden (Touchpoints) verwaltet werden.

 

Das DMS im FIO Webmakler erleichtert Immobilienmakler:innen die Arbeit

Ein präzises Dokumentenmanagement ist in jeder Branche wichtig. Gerade im Real Estate-Bereich fallen viele unterschiedliche Schriftstücke an. Hier braucht es eine gut strukturierte elektronische Ablage. Im Webmakler, der FIO Software für Immobilienmakler:innen, ist daher ein umfassendes Dokumenten- und Vorlagencenter integriert, mit dem Sie Ihre Verträge, Exposés, Nachweislisten und vieles mehr bequem verwalten können. Natürlich bietet der FIO Webmakler weitere Anwendungsbereiche über die Funktion als Dokumenten-Management-System hinaus. So können Sie mit der Software auch virtuelle 3D-Rundgänge oder Preiseinschätzungen erstellen. Unser Anspruch ist es, unter einer Oberfläche die Funktionalitäten von ERP, CRM und DMS zu vereinen und damit Immobilienmakler:innen, Immobilienagenturen aber auch der Wohnungswirtschaft ein Tool für ihren Arbeitsalltag an die Hand zu geben.

Gern stellen wir Ihnen sämtliche Funktionen unserer Programme sowie deren Vorteile genauer vor. Nehmen Sie einfach telefonisch oder per Mail Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie ein persönliches Beratungsgespräch.

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