Groupware

Was zeichnet Groupware aus?

Groupware – auf Deutsch etwa „Gruppen-Software“ – ist eine kollaborative Software. Dies bedeutet, dass sie von mehreren Akteuren gleichzeitig genutzt werden kann, welche dann zudem Zugriff auf denselben Datenpool haben bzw. die von ihnen erstellten oder eingefügten Informationen allen Teilnehmern der Gruppe zugänglich machen können. Dies geschieht über File-Sharing, gemeinsam genutzte Datenbanken und Messenger-Systeme.

Groupware ist häufig über eine Cloud realisiert. Die Anwendungen selbst sowie die Daten werden dabei nicht auf einzelnen Rechnern gelagert, sondern auf einem über das Inter- oder ein Intranet erreichbaren Server, auf den alle berechtigten Mitarbeiter zugreifen können. Somit ist auch eine räumlich und zeitlich getrennte Zusammenarbeit problemlos möglich. Informationen müssen zudem auch nicht aktiv geteilt oder versandt werden. Sobald einer der Teilnehmer an der Groupware bestimmte Daten auf den Server hochgeladen hat, sind diese umgehend für alle verfügbar. In vielen Programmen lassen sich innerhalb der Tools auch einzelne Zugangsbeschränkungen einführen, etwa für bestimmte Workrooms oder Ordner.

Welche Anwendungen und Merkmale sind typisch für eine Groupware?

Groupware kann je nach Aufgabe unterschiedlich aufgebaut sein. Beurteilt wird dies nach dem sogenannten 3K-Modell. Die drei Ks stehen dabei für „Kommunikation“, „Koordination“ und „Kooperation“. Den Kommunikationsaspekt repräsentiert die Möglichkeiten des Informationsaustauschs. Hierfür sind Module wie gemeinsame Datenablagen und/oder E-Mail-Systeme vorhanden. Die Koordination bezieht sich auf die Aufgabenverteilung im Team. Hierfür beinhaltet Groupware oftmals Terminkalender, Auftrags- bzw. Aufgabendatenbanken (sogenannte „Tasks“ / „Tickets“) und nicht selten auch Anwendungen für Telefon- oder Videokonferenzen. Der Aspekt der Kooperation betrifft das Tagesgeschäft selbst und die Zusammenarbeit der einzelnen Teilnehmer in der Groupware, um die anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Hier kann der Softwareumfang je nach Branche unterschiedlich ausfallen. So gibt es Anwendungen für Konstruktion, Finanzdienstleistungen, Immobilien, Logistik und Transport, Medizin, Bildung und vieles mehr.

Wichtig für Groupware ist, dass das System jederzeit synchron läuft und allen zugreifenden Personen einen einheitlichen Datenstand anzeigt, selbst bei parallelen Zugriffen und Bearbeitungen von Dateien. Auch die Protokollierung aller Aktivitäten (Logins, Logouts, Änderung der Datenbestände, usw.) ist für eine präzise und nachvollziehbare Arbeit und den Schutz der Informationen unerlässlich. Nicht zuletzt sollte sich Groupware leicht skalieren und individualisieren lassen, da sich Unternehmen, Belegschaften und Arbeitsgruppen fortwährend ändern und somit auch an die IT immer neue Ansprüche stellen.

Welche Vorteile bietet Groupware?

Die Arbeit mit Groupware in Unternehmen bietet nicht nur die Vorteile der „herkömmlichen“ Digitalisierung. Aufgrund der speziellen Software-Beschaffenheit lassen sich durch die Systeme auch noch andere Aspekte des modernen Arbeitens optimieren, etwa Produktivität, Kosteneffizienz, Planung oder Kontrolle. Zu den größten Vorteilen bei der Nutzung von Groupware zählen:

• Nutzung eines zentralen Systems und Speichers: Bei der Arbeit mit Groupware greifen alle Mitarbeiter auf dasselbe System sowie eine einheitliche Version zurück. Somit gibt es keine Kompatibilitätsprobleme, Durchlaufzeiten werden verringert und redundante Datensätze vermieden. Letzteres vermindert auch das Risiko der Weiterleitung von Fehlinformationen erheblich.
• Vereinheitlichung der Anwendungen: Durch die Nutzung einer Groupware arbeiten auch alle Mitarbeiter einer Firma mit derselben Nutzeroberfläche. Dies verhindert nicht nur Kompatibilitätsprobleme, sondern verkürzt auch Einarbeitungszeiten und vereinfacht die Fehlerbehebung.
• Bessere Kommunikation und Koordination: Durch den Zugriff auf einheitliche, synchronisierte Informationen können Angestellte in einer Firma schneller, leichter und sicherer miteinander kommunizieren sowie Arbeiten planen und delegieren. Zudem lassen sich Termine, Deadlines, Urlaube und andere Ausfallzeiten leichter verfolgen und bei der Koordination der Geschäftsabläufe berücksichtigen.
• Bedarfsgerechte Individualisierung: Innerhalb einer Groupware ist es möglich, diverse Einstellungen zu individualisieren. So lassen sich zum Beispiel Arbeitsgruppen bilden und virtuelle Projekträume erstellen. Zudem ist es möglich, spezifische Bereiche innerhalb des Systems durch Passwörter und andere Authentifizierungen gegenüber nicht am Projekt beteiligten Mitarbeitern zu sperren, was den Datenschutz maßgeblich verbessert.
• Mobiles Arbeiten/Home-Office: Mit zentralisierten Cloud-Lösungen ist nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich unabhängiges Arbeiten möglich. So können etwa Mitarbeiter im Außendienst auch unterwegs auf das System zugreifen und Home-Office ist problemlos möglich.

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